PSCS,链接多基地智慧采购的云端平台
———写在宝钢股份新版采购供应链系统实现四基地全覆盖之际

信息来源:宝武新闻中心 日期:2018-7-10 8:45:11 点击数:243
    7月1日,新版PSCS采购供应链系统在武钢有限正式上线,实现了对宝钢股份宝山、东山、梅山、青山四基地的全覆盖。至此,宝钢股份资材备件采购系统真正站在同一平台、使用同一语言、按照同一规则开始运行。
    新系统基于“云”端大数据,具有强大的功能。它可支持集约化、快节奏的智慧物流体系,支持内外部互联互通、可移动应用、实时共享的智慧采购体系,支撑多组织、多账套的集中采购与总部+属地多模式采购等多种灵活的业务模式,它的全覆盖为宝钢股份多基地、高效率、低成本的阳光采购创造了统一良好的线上条件。
    这项链接起成千上万家供应商、电商、采购系统、仓储、物流、现场用户,覆盖无数台线上、线下、移动终端,涉及上亿个的切换数据,小到购买一颗螺丝钉、一叠打印纸,大到处理多基地集中采购上亿金额订单,庞大的系统升级项目从策划到实施仅仅用了2年时间。2年间,是项目团队把一个个“不可能”变成了“可能”,成就了国内冶金行业最先进的线上采购系统。
                                                                      切换,艰难的抉择
    时间回到2016年,宝钢股份设备资材采购中心正面临着艰难的抉择——是否对老版PSCS系统切换升级?老版PSCS系统于2006年替代设备采购9672系统在宝钢股份切换上线,10年来逐步覆盖沪上各钢铁制造单元、烟台鲁宝、湛江钢铁、八钢、韶钢等,由于不断实施功能优化,已成为宝钢采购供应业务运作中最重要的工作平台。但是10年过去,系统“老”了,暴露出许多问题,无法通过单纯的修修补补来完成。系统软件版本较低,无法切入“云”端;受制于有限的空间,原流程与架构设计的局部不足难以调整;硬件故障率逐年上升;各模块的界面风格不一致,用户体验度不佳……要解决这些问题,需要一次更加彻底的更新换代。但是谈何容易,2006年参加过老系统切换的员工对当时的艰辛记忆犹新,那是要顶着巨大压力、熬过无数个不眠之夜、随时面对各种突发问题的自我挑战。
    不切换,缝缝补补又三年,日子可以过下去。切换,是无尽的困难等在前面。2016年下半年,宝武联合重组实质性启动,宝钢股份吸纳武钢股份已成定局,多基地管控模式雏形初现。一旦新版切换,要一口气完成四个基地的全覆盖,难度更大、时间更紧。设备资材采购中心领导组织项目组核心成员召开多个小型讨论会,把想法、问题、难点都摆到台面上来,决定到底切不切换。几次讨论下来,结论一边倒地倾向于“切换”。“10年前,我们敢做,我们做成了。10年后,我们依然敢做,也一定能做成。”骨子里的不肯将就、不甘落后,和宝钢股份新的、迫切的发展需求,让大家拿定了主意。
    2016年底,设备资材采购中心将PSCS系统升级意见上报宝钢股份。在宝钢股份领导的大力支持下,2017年初公司批准PSCS系统升级改造项目立项,改造工作全面启动。
                                                                    半年,快速打赢首战
    2017年初,由设备资材采购中心领导领衔,设备资材采购中心、宝信软件、设备部、运营改善部、投资管理部、欧冶云商、财务中心、工业公司仓储物流中心等抽调业务骨干组成的PSCS系统升级改造项目团队组建完成。同时,这一项目被列入宝钢股份整合融合“百日计划”。公司管理层希望借助新版PSCS系统的全面覆盖,使四个基地的资材备件采购业务全面对接,实现在一个平台上运行,进而倒逼管理模式、运行方式,乃至思维模式的统一。宝钢股份的定位是:项目重要,时间要短,成效要明显!
    按照计划,2017年国庆节前后,首先实现宝山基地和东山基地的同时切换上线,时间仅有半年多。2月,项目组开展需求设计及评审,3月至5月进行系统基本设计。“每天都在和时间赛跑,天天是‘烧脑’模式”,设备资材采购中心最先动起来。项目核心成员陈金明、王舲、蔡向军等成了宝钢股份综合大楼里最晚下班的一群人,办公室里的灯常常亮到深夜。基础设计是核心环节,大家不敢有丝毫的懈怠。要统一计划申报入口、支持多采购账套、制订新的P1~P4采购供应模式、实现计划优先级分员架构……抱着实现智能化、高效低成本采购、界面友好、操作便捷的理想,大家对老版系统设计进行了大规模修改完善,为了做到最好有些设计甚至推倒重来。宝山、东山基地,采购供应链系统覆盖用户量近2万个,涉及宝钢股份主业单元及中国宝武众多分子公司,账套近70个,模式多样、流程长、逻辑复杂。针对新版PSCS系统项目成员发放并收集了数百份意见反馈表,绘制了近2000张逻辑表。一遍遍地梳理每一个流程、每一个逻辑关系、每一个套账,常常为了一个流程图、树状表能否走通反复讨论、反复论证、反复修改。(下转第2版)
    6月,进入程序开发阶段。宝信软件项目成员强烈地感到时间不够用。新的软件系统首次使用,会出现各种临时性系统缺陷,增加了大量的调试和修正工作,老系统的物料代码全部重新输入,切换数据达到4亿条。还要整理用户需求,控制项目进度,“晚上八九点是正常下班,累了几把椅子拼在一起就是床”。宝信软件项目负责人高天把当时大家的工作状态形容成打了鸡血。
    7月,启动项目天天读、周周读。9月,进入整体测试阶段,其间展开多轮应用培训。10月8日,新版PSCS系统在宝山、东山基地同步上线,最艰巨的考验随之而来。
    大面积的切换推送导致各种问题的集中爆发。上线第一个月,由于平台不稳定、内部逻辑分源处理不到位、用户操作不熟悉等,发生了几次系统大面积瘫痪;小问题也层出不穷,两基地的计划在线上“乱飞”,常常让大家哭笑不得。项目组规定“大问题不过夜、小问题立即处理”,每天晚上几十个成员聚在一起连夜找问题、补漏洞。晚上十一二点下班是常态,办公室里熬通宵的大有人在。几乎每天中午12点,用户们都能准时看到项目组发布的整改通告。问题一项一项解决,系统不断调试完善。一个月以后,突发问题越来越少了,实现一次上线成功的目标!
    “流程全面打通、操作基本稳定,总体运行好于预想!”有了宝钢股份和设备资材采购中心领导的肯定,有了两基地上线成功的底气,大家信心满满、马不停蹄地奔向梅山。
                                                                     协同,碰撞中强力覆盖
    梅山基地的切换上线时间一再前提。原本计划2018年4月上线,提前到春节,之后又改到1月初。而最大的问题在于,梅钢此前一直使用自己的系统,老版PSCS系统不久前仅在纳入设备资材采购中心的梅钢采购系统试运行。可以说,梅钢对于PSCS系统是陌生的。加之以往的采购运营模式与宝山基地有很大差异,使梅钢的系统上线工作绝不轻松。
    切换系统,宝钢股份下大决心强力推,早在宝山、东山基地覆盖工作启动之时,梅山基地的准备工作已经开始。2017年3月,项目组与梅钢设备部、采购系统先期成立了系统组、代码组、业务组3个小组,分别在设备资材采购中心毛立华、朱伟、梁志明的领衔下展开工作。首先要将两个系统海量的物料代码逐一统一起来,代码组的工作异常繁琐吃重。当时许多梅钢的点检人员也参与进来,代码组核心成员从淑禹、艾娜勇挑重担,带领大家分门别类,逐条梳理比对出8万条有效代码。还要颠覆梅钢既有的采购业务管理模式,业务组以宝山基地管理模式为模板,详细排出“三单三表”,找出管理的差异点,并结合梅钢业务的特性做出适当调整。“两个系统,改变的是管理的模式和理念。为了让梅钢员工能够接受变化,项目组成员一趟趟、一批批地来梅钢交流,不厌其烦地制订措施方案,开展现场培训,几乎要把梅钢的门槛踏破了。”梅钢设备部负责对接工作的艾娜笑着回忆说。
    11月,项目组从宝山基地转战梅山基地,新版PSCS上线工作正式启动。陈金明、赵俊等项目组成员几乎常驻在梅山,王舲、蔡向军、高天等穿梭在两地,恨不能把一天掰成两天用。2018年元旦,上线前一天,一切都准备到位了,物料代码却出现了波动。从下午2点到晚上9点,在设备资材采购中心领导的率领下,项目组成员聚在一起,在8万个代码中手动找差错。一个个查,一条条过,2000个问题代码最终现形,保证了1月2日顺利切换上线。
    但这场大考才刚刚开始。现场的问题最多,虽然新系统更加便捷,但分类上更加细化,而且一些老合同难以马上顺利转换进新系统中,现场点检在申报采购计划时出现了操作混乱。各种电话、邮件、问询接踵而来。项目组成员不停地调试修改系统数据,艾娜和梅钢设备部员工编写操作说明下发到现场,参与过培训的梅钢员工在基层手把手教身边的同事,项目组还同现场建立了一个个微信群,一步步地指导操作要领……
    没有过不去的坎,一个星期后系统运行逐渐趋于稳定。由于新版PSCS系统更加智能化,项目组和梅钢新事业公司协同实现了全方位配送。很快,梅钢现场的员工感受到了新系统的便捷。“下半年,等到老合同、老库存消化殆尽,新版系统会运行地更加顺畅。”项目组成员信心满满。
                                                                       对接,倒逼整合融合
    相较于梅钢,武钢有限在管理体系、思维方式上与宝山基地的区别更大,新系统上线的难度不单在于与老系统的完全不同,还在于整个体系如何更好地调整适应。
    当项目团队来到武钢有限后,巨大的变化让大家为之一振。通过开展“百日计划”“年度计划”,借助委托采购等项目的实施、武钢有限三批采购业务骨干赴宝山基地轮岗锻炼等,宝山、青山基地的采购系统加强了交流和沟通,武钢有限按照宝钢股份模式成立了采购中心,在管理模式、运营模式上逐渐地向宝山靠拢,为项目的实施创造了良好的内部环境。
    从3月份开始,项目组在武钢有限的工作负荷不断增加。切换工作涉及到武钢有限资材、备件、合金、废钢的计划申报、采购寻源、合同签订、质检计量、仓储验收、结算支付等各个方面,数据量巨大、流程环节多,仅物料代码切换就达到24万个。由于操作界面、系统流程的完全不同,老系统存在大量线下操作,需要对员工进行集中培训。6月5日,项目进入最后的冲刺阶段,组成由黄坤平、田国兵任指挥长,多个部门参加的PSCS系统630切换上线指挥部及工作团队。武钢有限的王旭斌、宝信软件的高天、宝钢股份支撑团队的陈金明三个项目组长带着一批骨干驻守在青山基地“天天读”,不分昼夜地苦干。这期间,基础数据的识别测试反复进行,收集解决各个单位上线前调试的疑难问题,开展52场、2000多人次的大规模上线培训……
    7月1日,重要的日子来到了。9时10分,新版PSCS系统在武钢有限一次上线成功,同期上线成功的还有欧冶采购系统,宝钢股份提前半年完成新版PSCS系统覆盖四基地的目标!此时,当调试中心的欢呼和掌声响起时,那些身着红色T恤的项目成员们眼眶湿润了,多少个离家的日子,多少个不眠之夜,多少次顶着压力,才换来了今天的成功。
    “未来路还有很长”,武钢有限设备资材采购中心采购管理部负责人殷忠桥说,要继续协同各部门、用户厂完善系统配置,熟练实际操作,使系统运行早日步入正轨;要早日与青山基地其他12个系统实现完全对接。此外,PSCS系统本身还有数据仓库等强大功能等待团队进一步去挖掘、去应用……在每个团队成员的内心都充盈着一个梦想,做中国乃至全球大型钢铁企业最好的采购供应链系统。
(■记者  刘   抒  特约通讯员  苏文辉)

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