开会的真心话

信息来源:宝武新闻中心 日期:2014-3-27 10:18:19 点击数:1365

编者按 
    有人说,了解一个公司最快、最有效的方法,就是参加这个公司的会议。因为,在召开会议的方式和水平中,融入了该公司一切外显和内涵的东西。3月20日,本版刊发了宝钢员工鸣雨推荐的《看三星“思密达”如何开会》一文。宝钢员工积极响应,踊跃来稿,现摘录部分感言与大家共享。

 
推荐者说
 
宝钢人才开发院  鸣雨
    要“大胆地、勇敢地破除不合适的惯性”,或许就包括与开会有关的某些惯性。

    2014年的热词是改革。改革的意思不只是机构、制度、人员上的调整,更是一种习惯的改变,特别是一种早已习以为常的工作方式的变革,包括开会。
    三星集团成为世界一流企业的第一步,始于十多年前李健熙总裁的“会议文化”改革。当年,三星坚决革除了一些价值不高的例会,坚决阻止了一些废话连篇的发言,坚决淘汰了一些重复累赘的文件,将管理者从会场中解脱出来,这成为三星脱胎换骨的起始。《浴火重生——李健熙改革十年》一书深度解读了三星改革的前因后果,其中不乏改革与反改革的斗争过程,仅仅是“凡是会议,必有主题”的要求,就遭遇了“工作就是开会”等强烈抵触声音。近年来,宝钢将“做有价值的事”作为衡量业绩的重要准绳,并不断推动会议改革,采取了许多措施让与会者利用会议“做有价值的事”。高层领导在集团公司2014年度工作会暨职代会上强调,要“大胆地、勇敢地破除不合适的惯性”,或许就包括与开会有关的某些惯性。
    高效率的会议可以推动进步,产生绩效和活力;低效率的会议只会浪费时间,空耗精力,甚至因“久坐”造成健康隐患,而真正有价值的事情常常被耽误。因此,在时间、资源和健康都越来越珍贵的今天及未来,会议改革是大企业变革的必要选项。

 

思 考

宝钢中央研究院  蝈蝈1968
    每个打算发言的人在讲话前都应该问问自己:我的发言能让别人有收获吗?

    最近,我为了找到一位领导,先后去了他办公室七八次,每次都被告知:正在开会。我事后对领导开玩笑说:您这么忙,恐怕想问题的时间都没了。领导也非常无奈,苦笑了一下:真是没办法。由此可见,会议多已经成了企业的一害,越是高层越感到头疼。说得严重点,可能会影响到各级领导的决策质量和工作效率。
    然而,最近却发生了一件令我吃惊的事情。上周日临睡前,我在某微信群上写了一句话:“深圳有华为、中兴、腾讯、比亚迪、万科等众多优秀民营企业,上海差距太大了。这个问题是不是该研究一下。”虽然已是深夜,却马上有很多人给予回应。当晚,有热心人倡议组建了专门的研讨小组,设立了专题微信群。第二天,有人提议周末开个务虚会,当天就有20人报名。由于报名参加人数远远超出预期,以至于不得不改变会议地点。
    我意外地发现:报名参加会议的多为企业老总,还包括多位市级以上两会代表委员。这些人地位很高,平时应该非常忙,为什么会自愿占用休息时间来开会?唯一的解释就是:对会议内容感兴趣,希望通过讨论有所收获。
    由此可见:人们讨厌的不是会议这种形式,而是会议没有收获。鲁迅先生说:无端地浪费别人的时间无异于谋财害命。所以,如果有机会在会议上发言,就意味着你承担着重大的责任。每个打算发言的人在讲话前都应该问问自己:我的发言能让别人有收获吗?
    孔子说:预则立,不预则废。一般来说,要在会议上负起责任,就必须事先有所准备。另外,发言不仅是责任心问题,也是个“技术活”。这些年,我常给别人上课。开始的时候,总想把尽量多的想法告诉别人。后来却发现:讲多了别人反而接受不了。于是,我告诫自己:授课效果取决于别人接受了多少,而不是我讲了多少。为此,我开始压缩讲课内容、改进讲课技巧。我想,这样的道理也适合于会议。


梅钢公司  金利
    大数据时代来临,如何利用微信、易信等新手段,拓展会议新空间,是我们面对的新挑战。

    “功夫在诗外”,效率在会前。2008年以来,宝钢在推进管理变革的同时,狠抓工作作风和会风的转变,旗帜鲜明地反对会议中存在的形式主义。2012年,宝钢还组织全体员工对宝钢“形式主义十大现象”进行大讨论,要求各级管理者认清会议PPT泛滥和以会议落实会议等形式主义的危害,从精简会议、改进会风入手提升管理效率,由此出台了会议标准化管理办法、会议议事规则等制度,出现了无会日、限定会议召开时间等措施。这些规定和措施,倒逼管理者和会议组织者,要在会前做足准备和策划工作。现在,宝钢出现的视频会议、相近内容的“三合一”、“二合一”会议等新的会议形式,就是精心策划的结果。但是,对于提高会议效率,我们还有很长的路要走。尤其面对大数据时代的来临,如何利用微信、易信等新手段,拓展会议新空间,是我们面对的新挑战。

 

宝钢不锈  袁峰
    为什么会议与球赛对人的吸引力差距那么大?为什么没有“会议迷”的出现?

    开会大概是有些人最熟悉的工作方式。有人说,不开会的人,要么工作不饱满,要么级别不够高。不过,提起开会,我大脑里就会闪现出好多“特写”:有的人眼睛闭着,直接睡着了;有的人眼睛睁着,眼神却是呆滞的;有的人眼睛在动,身体却向后倾斜;有的人……如果说要举出一个与之形成强烈反差的事情,我觉得莫过于看球。有的人会在凌晨2:00起床,瞪大了眼珠子看世界杯;有的人会因为一个进球捶胸顿足……当然,关于球迷,还有更疯狂的事。为什么会议与球赛对人的吸引力差距那么大?为什么没有“会议迷”的出现?我们不能单方面批评与会人员的精神状态,更多的是要思考会议的本身。

 


方 法

宝钢集团规划发展部  百川归海
    忙碌的背后,一定要牢记,要解决什么问题才是关键。

    三星开会的文章的确对我们有非常大的借鉴意义。我觉得最关键一点就是要强调以结果为导向。作为国企,宝钢还是不可避免有一些国企的通病,那就是强调过程,而不强调结果。会议很多,时间很长,但是领导们都陷入了文山会海,职员们都陷入了无穷无尽的会议材料的撰写中了。但是最重要的一个问题,即会议要解决什么问题,往往是我们容易忽略的。大家都容易找借口,说整天很忙,要开这个或那个会,但是忙忙碌碌的背后,我们一定要牢记,目的是什么?要解决什么问题?这才是最关键的。其实道理大家都懂,但是在工作过程中,容易为惰性所累,陷入日常性的事务当中。因为要强调真正解决问题的话,势必要付出很多艰辛,要更多思考。反之,如果只是说我开了很多会,会上即兴说几句,是消耗不了太多精力的。所以说,要克服惰性,组织上要建立开会的制度,以解决问题为出发点设计制度,从制度上促使我们去解决问题。

 
宝钢股份机关  潘峻岭
    是不是所有的工作都需要开会呢?答案肯定是否定的。
 
    其实,有的时候不开会就能够解决问题,也是一种智慧。之所以说不开会也是一种智慧,是因为不开会对于一个任务的牵头执行者来讲,必须要有一定的工作技巧才能实现。这就要求其预先对工作流程把握在胸,将工作分解成简单易行的几个步骤,清晰地布置给各个参与者;要求其对工作执行的过程全盘掌控,对工作细节监控到位,不时提醒参与者调整工作内容;更要求其对现代化沟通工具娴熟运用,这样就可以省去路途、争论、扯皮等程序,使工作效率更高。

 


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