看三星“思密达”如何开会

信息来源:宝武新闻中心 日期:2014-3-20 9:02:27 点击数:1211

                                           推荐人:宝钢人才开发院 鸣雨

    阅读提示:有人说,了解一个公司最快、最有效的方法,就是参加这个公司的会议。因为,在召开会议的方式和水平中,融入了该公司一切外显和内涵的东西。三星在上世纪90年代崛起,是韩国第一大企业。三星的巨大成功离不开强有力的中控平台,就是高效的“会议文化”体系,这种良好的文化由三星前会长李健熙首先发起,对三星的发展壮大起了重要作用。

    一、凡是会议,必有准备。永远不开没有准备的会议,会议最大的成本是时间成本,会议没有结果就是对公司的犯罪,没有准备的会议就等于一场集体谋杀。所以,在三星重大的会议有事先检查制度,没有准备好的会议必须取消。在会议前,必须把会议材料提前发给与会人员,与会人员要提前看材料并做好准备,不能进了会议室才开始思考。
    二、凡是会议,必有主题。开会必须要有明确的会议目的,在会议准备的PPT前3页中,必须显示会议主题。没有主题和流程的会议,就好比让大家来喝茶聊天,浪费大家的生命。会议的主题,要事先通知与会人员。
    三、凡是会议,必有纪律。在三星,开会设一名纪律检查官,一般由主持人担任,在会议前先宣布会议纪律,对于迟到要处罚,对于发言带情绪要提醒,对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚,对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。
    四、凡是会议,会前必有议程。要在会议之前明确会议议程,并在会前书面发给参加会议的人员,使他们能了解会议的目的、时间、内容,使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间,不能泛泛而谈,海阔天空。
    五、凡是会议,必有结果。开会的目的就是解决问题,会议如果没有达成结果,将是对大家时间的浪费。所以,每个人都要积极参与到会议议程中来,会议监督官有权力打断那些偏离会议主题的冗长发言,会议时间最好控制在90至120分钟之间,太长会超过人的疲劳限度。会议主持人要设置时间提醒,现在还有60分钟,还有30分钟,还有10分钟。会议的决议要形成记录,并当场宣读出来确认。没有确认的结论,可以另外再讨论。达成决议并确认的结论,马上进入执行程序。
    六、凡是开会,必有训练。三星把培训看成是节约时间成本的投资,让员工快速成长。培养员工,让员工减少犯错,提升技能,本质是提高了时间价值。三星有专门针对如何开会的培训,对每个层级的员工都有足够的“会议训练”,而中国许多企业缺乏这样的培训。如何开会,如何主持,如何记录,如何追踪,如何对待分歧,如何会场汇报等必要的训练,会让公司会议变得高效。
    开会难免有意见不一或者争论,如果处理不好,就会影响开会的效果,适当注意一些艺术和技巧,就会化险为夷。例如要尽量做到在会上公开称赞、私下批评,在会中要做到就事论事,对事不对人,争论时也要尊重别人,不可恶意批评别人,对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞,对意见不同也要注意措词,不能伤害别人的自尊,特别是有上级人员参加时更要注意,千万不能为了表现自己而贬低他人。有时候要采取民主集中模式,开放心胸,容纳意见,认真倾听别人的意见,不要被自己先有的立场所左右,不要将你的结论强加于人,如果你要公布既定的政策、决定,要在事前说明不容讨论,需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。
    七、凡是开会,必须守时。设定时间,准时开始、准时结束:准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间,开会一定要准时,并要对每个议程定个大致的时间限制,一个议题不能讨论过久,如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员,使他们有思想准备。
    八、凡是开会,必有记录。一定要有一个准确完整的会议记录,每次会议要形成决议,会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限,如此项决议的完成需要多方资源,一定要在决议记录中明确说明,避免会后互相推诿,影响决议的完成,这点特别重要。由于会议没有形成决议,导致会议的作用没有体现出来,更会让一些管理人员误认为开会没有意义,直接影响其不想主持开会或者参会。
    九、凡是散会,必有事后追踪。记住“散会不追踪,开会一场空”。加强稽核检查:要建立会议事后追踪程序,会议每项决议都要有跟踪、稽核检查,如有意外可及时发现适时调整,确保各项会议决议都能完成。很多企业管理人员都没有这样的意识和习惯,企业的高层也缺乏这样的要求。
    十、最后请记住三个简单却很有意义的公式。①开会+不落实=零;②布置工作+不检查=零;③抓住不落实的事+追究不落实的人=落实。


 


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